Отказные письма удостоверяют фактическую ненужность решения задач получения сертификата по тому или иному виду товара

Иногда сертифицирующие органы в отношении каких-либо видов продукции видят качество изделий и пишут так называемые отказные письма, наличие которых собой заменяет процесс сертификации. Если получено отказное письмо, компании-производителю не придется собирать пакет документации, писать заявление, выполнять все действия процедуры сертификации.

Отказные письма востребованы в торговле, они нужны для таможни. На таможне наличие отказного письма позволяет упростить процесс ввоза и (или) вывоза продукции.
Есть особенности по сроку действия отказных писем. Обычно это один год, но иногда при привязке к большой партии товара можно не беспокоиться о сроке, он может быть намного больше года. Письмо в данной ситуации действует до тех пор, пока не будет реализована вся партия. На срок отказного письма может повлиять вид продукции.

Представитель компании, которая желает получить письмо того или иного вида, обращается в соответствующий сертифицирующий орган (СО) или к услугам аутсорсинговой компании. В СО нужно уточнить информацию по содержимому заявочного пакета документации, размеру оплаты за выполнение данной процедуры и сроку, в течение которого будет подготовлено письмо.

Полученное отказное письмо может быть направлено по необходимости в надзорный орган или потребителям продукции, желающим ее купить.
При самостоятельном решении вопроса оформления отказного письма можно столкнуться с некоторыми сложностями. Одной из таких технических несуразиц является несовпадение кодов ТН ВЭД и ОКИ.

При составлении отказного письма нет необходимости придерживаться какой-то специальной утвержденной формы. Но все же следует иметь в виду, что документы имеют некоторые желательные параметры:

  • формат бумаги должен быть А4;
  • в содержимом необходимы реквизиты и печать сертификационного органа;
  • письмо может быть выдано одной организации;
  • письмо при необходимости выдается для нескольких видов товара.